Что такое шахматка бронирования и как с ней работать

Шахматка для гостевого дома — визуальное расписание занятости номеров. Это вариант системы управления PMS, который похож на таблицу Excel. Шахматка — инструмент, что помогает повысить качество обслуживания, автоматизировать и оптимизировать работу.

Раньше учет вели на бумаге, но это не дает полной наглядности, не позволяет вносить много изменений. Сейчас все данные в программах, но для работы не нужно учить персонал. Справится каждый человек, кто умеет обращаться с компьютером.

Шахматка бронирования представлена в виде электронной таблицы, которую заполняют в специализированных системах для управления гостиницами — PMS.

Шахматка — это наглядная схема, где сотрудники видят номерной фонд в динамике. В строках расположены номера гостиничных комнат. Это могут быть «Люкс», «Семейный», «Номер 1», «Номер 2». По вертикали в верхней строке столбцов указаны даты. Это может быть неделя, один или несколько месяцев вперед.

В зависимости от статуса номера меняются цвета ячеек. В шахматке могут быть:

Перед началом работы сотрудники изучают образец программы, чтобы начать разбираться с «сеткой». При наведении курсора на ячейку или при клике по ней должна появляться подробная информация: Ф. И. О. гостя, даты заезда и выезда, продолжительность проживания, тип бронирования — прямое или со специализированных платформ. Видны также стоимость брони, статус оплаты — предоплата, оплачено, ожидает оплаты.

В гостиничном бизнесе на бумаге сложно всё прописать. Приходится заводить отдельные листы и записывать там оплаты, пожелания клиентов, имена гостей. Современные программы управляют бронированием и оплатой в одной системе, без перехода на другие модули. В электронном виде всё обновляется автоматически, но нужно загрузить приложение и настроить под себя по примеру. Возможности отельной системы учета:

Шахматка — это инструмент, что упрощает работу отельного персонала. Загрузите программу от HotelPMS и управляйте бронью. Это легкое и удачное решение как для крупной гостиницы, так и для мини-отеля. Преимущества использования программы в отельном бизнесе:

Программа для управления номерным фондом помогает с бронированием, отчетностью. Это важно для слаженной работы, поэтому к выбору стоит отнестись внимательно и учесть размер гостиницы — чем больше номеров, тем сложнее будет «сетка». Важен также тип отеля — гостиница, хостел, апартаменты, гостевой дом, у каждого имеется своя специфика работы. Принимают во внимание и главные задачи — упростить бронирование, улучшить управление персоналом в гостиницах, получать детальные отчеты в удобном формате.

Рассчитывают бюджет на программное обеспечение — цены бывают разные. Существуют варианты от бесплатных с ограниченным функционалом до дорогих корпоративных решений, возможны и скрытые платежи за установку, учебу и поддержку. Важны также технические возможности — наличие IT-работника в штате и уровень его знаний.

Не все используют дорогостоящие системы. Можно скачать бесплатные образцы, внимательно изучить, присмотреться. Это поможет в будущем найти программу под потребности. Лучше, если выбранный вариант:

Перед тем, как скачать, уточняют не только стоимость, но и какие есть ограничения. В ситуации, когда планируют расширяться, узнают, можно ли добавить другой объект.

Работа с программой не требует специальных навыков. Справится каждый сотрудник, но нужно учесть:

Руководство отелей использует шахматку в работе, ведь она отличается удобством и простотой. Подключиться к программе стоит как для крупных гостиниц, так и для небольших средств размещения. Благодаря шахматке сотрудники имеют представление о доступности апартаментов и возможности их бронирования. Оператор видит в таблице, какие комнаты свободны, зарезервированы или на уборке номеров в гостинице.

Шахматка — инструмент для поиска подходящего варианта для клиента. Визуализация помогает отслеживать загрузку номерного фонда, планировать мероприятия по маркетингу и анализировать тенденции. Более наглядной системы пока не придумали, но нужно правильно выбирать программы, ведь чем больше отель, тем сложнее управлять бронированием.

Для крупных отелей с большим количеством номеров и разными тарифами ручное управление шахматкой — трудоемкий процесс. Не все интегрируются с другими сервисами, такими как системы онлайн-бронирования, кассы или программы лояльности. В этом отличие от современных и сложных PMS.

В бесплатных образцах — демоверсиях мало функций, информация отстает от реального времени, если обновления о продажах проходят с задержкой. Это приводит к недоразумениям и недовольству клиентов.