Что такое PMS в гостиничном бизнесе и как подключить систему управления отелем бесплатно

В переводе с английского название PMS для отелей — «система управления собственностью». Сервис представляет собой ядро, «мозг» гостиничного бизнеса. Программа автоматизирует рутинные процессы, сбор аналитики и тем самым сводит к минимуму количество ошибок, которые влечет за собой человеческий фактор.

Система управления гостиницей PMS — инструмент, с помощью которого можно:

С системой управление гостиницей легко работать, что делает бизнес прибыльным и освобождает руководителю время и силы для решения стратегических задач. Сервис состоит из модулей, которые активируют в PMS по мере масштабирования бизнеса. В стандартную комплектацию PMS для российских отелей входят модули:

У PMS систем есть ряд преимуществ, которые отличают их от других сервисов для менеджмента:

PMS системы предоставляют услуги сервиса на платной основе. Средняя стоимость за номер в России для гостиниц среднего сегмента — от 2 до 7 тыс. руб. в год. За границей расценки выше — от 100 до 300 долларов в год, хотя возможна экономия за счет скидок.

Система управления отелем PMS содержит модули, которые подключают по запросу пользователя. Каждый ориентирован на выполнение группы задач. С помощью гибких настроек собственник через личный кабинет адаптирует сервис под нужды бизнеса.

PMS системы управления гостиницей — сервисы, которые помогают координировать бизнес-процессы. Программы бывают коробочные или облачные. Первые устанавливают на серверы отелей: это дорогостоящее и сложное обеспечение, установка и настройка которого может занять месяцы и выполняется IT-разработчиками.

Такие решения больше подходят гостиничным сетям с представительством в российских и зарубежных городах и странах. Локальные PMS системы обеспечивают цифровую защиту и контроль над информацией, работать с ними можно даже при отсутствии интернета.

Облачными PMS пользуются отели среднего звена. Владельцу не нужно устанавливать на свой компьютер специальную программу. Достаточно зарегистрироваться на сайте поставщика продукта и работать в браузере. Обновления производятся автоматически веб-разработчиком.

Из минусов — подходят только небольшим гостевым домам с номерным фондом до 60 комнат, а браузер нередко зависает и тормозит процесс. Для работы нужен непрерывный интернет. У PMS для небольших отелей отсутствует кастомизация под конкретный бизнес. Возникают и вопросы по поводу безопасности, поскольку данные хранятся у поставщика услуг.

Менеджер каналов — интеллектуальный модуль PMS, который выполняет роль центрального диспетчера подключенных каналов продаж. Задача — автоматическая синхронизация в режиме реального времени по 3 направлениям:

В грамотно выстроенной системе управления отелем менеджер каналов выполняет стратегическую роль в увеличении доли прямых бронирований. За счет модуля гостиница представлена на агрегаторах, в соцсетях. Это увеличивает охват и узнаваемость бренда.

С помощью аналитики менеджера каналов в системе управления отелем собственник может видеть, какие номера и тарифы востребованы на OTA. На основе этих данных настраивает на своем сайте специальные «прямые» тарифы, которые либо дешевле, либо включают дополнительные преимущества: бесплатный поздний выезд, приветственный бонус, улучшенное размещение. Менеджер каналов PMS также позволяет использовать сайт как площадку для эксклюзивных предложений, которых нет на агрегаторах, включая условия программы лояльности в гостинице.

Менеджер каналов в системе управления отелем PMS дает возможность применять агрегаторы как мощный маркетинговый канал для привлечения внимания. Затем, через конкурентное предложение, это позволяет побуждать гостя бронировать напрямую.

Модуль бронирования в PMS — виртуальный reception, что работает круглосуточно и встречает гостя в цифровом пространстве. Это мощный инструмент, который завершает сделку онлайн. Программа отображает клиенту доступные номера на выбранные даты с ценами для сравнения вариантов и осознанного выбора. С помощью сервиса постоялец может указать даты заезда и выезда, точное количество приезжих, возраст детей, что гарантирует корректный расчет стоимости.

За счет интеграции с онлайн-эквайрингом клиент безопасно оплачивает бронь картой и сразу же получает подтверждение на email. Модуль предоставляет гостям возможность добавить к бронированию дополнительные услуги: завтрак, трансфер, ужин или сеанс в SPA — еще до заезда. Адаптивный интерфейс позволяет сделать заказ удобно с мобильного устройства.

С модулем и небольшой бутик-отель или гостевой дом способен стабильно получать 30–50% своей загрузки через собственный сайт. Главное условие — наличие интеллектуального, интуитивно понятного и стабильно работающего модуля бронирования PMS, который делает процесс регистрации гостей простым и безопасным.

Интерактивная шахматка PMS системы — визуальное представление всех номеров и бронирований на временной шкале. С этим инструментом администратор управляет процессами в 2 клика.

Функции интерактивной шахматки бронирования, которые экономят время:

Вся информация в PMS доступна с первого взгляда. Это позволяет персоналу заранее подготовиться к заезду гостя.

Модуль финансовой аналитики PMS, или Revenue Management, — интеллектуальный аналитический центр отеля, который собирает, фильтрует и визуализирует все ключевые финансовые потоки. Система в автоматическом режиме рассчитывает:

Сервис анализирует и доход от дополнительных услуг — ресторан, SPA, трансфер, что позволяет увидеть реальную ценность гостя. С помощью наглядных отчетов модуль демонстрирует, какую прибыль принесли бронирования, а сколько — дополнительные услуги. Это помогает оценить эффективность смежных подразделений. Собранные данные позволяют проводить анализ целевой аудитории гостиницы, настраивать персональные предложения и повышать лояльность гостей.

Прямые бронирования через сайт могут иметь меньший объем, но большую маржинальность из-за отсутствия комиссий OTA. Модуль PMS покажет это наглядно. Отчеты визуализируют процент повторных гостей, информируют о причинах отмен бронирований. Сервис анализирует текущий темп заказов и исторические данные, чтобы строить прогнозы загрузки на недели и месяцы вперед. Собственник видит, как меняется картина бронирований в динамике, может вовремя скорректировать цены и тем самым получает инструмент для управления тарифами.

Модуль Housekeeping в PMS системе превращает процесс уборки в четкий рабочий поток. Инструмент действует как центральный диспетчерский пульт для руководителя службы размещения, обеспечивает контроль над каждым этапом подготовки комнаты, делает процесс управления номерами наглядным.
В интерактивной шахматке или отдельном списке видно текущее состояние каждого помещения: требуется уборка, убирается, проверка, готов. Это позволяет моментально оценить фронт работ. Система автоматически формирует задания для горничных на основе графиков выездов и заездов. Можно назначать зоны ответственности, устанавливать приоритеты, такие как срочная уборка номера под ранний заезд, отслеживать выполнение.

Горничная или администратор прямо в модуле PMS может отметить любую неисправность: сломался пульт, протекает душ, требуется замена лампочки. Такая заметка мгновенно создает заявку для технической службы и предотвращает звонки и недовольство гостей.

Модуль в системе управления отелем PMS действует как центр взаимодействия с постояльцем после его выезда. Так, гостю, который пользовался spa, может прийти специальное предложение от этого подразделения. Для создания убедительных текстов используют встроенный ИИ-модуль, что помогает генерировать персонализированные письма, предложения и другие маркетинговые материалы в сервисе.

Собственник бизнеса, вместо того, чтобы вручную проверять десятки сайтов-отзовиков, видит все отзывы с этих платформ в единой ленте PMS. Система помогает реагировать на комментарии, что критически важно для поддержания репутации.

Интеграция PMS с другими программными и аппаратными сервисами отеля в единую систему позволяет оптимизирующую процессы в режиме «одного окна»:

Интеграции превращают PMS систему в мощную командную панель эффективного управления. Взаимодействие с сервисами исключает двойной ввод данных, сводит к нулю человеческие ошибки, делает работу гостиницы по-настоящему быстрой, точной и ориентированной на гостя и в дальнейшем упрощает планирование внутреннего аудита гостиницы.

Модуль безопасных платежей — интернет-эквайринг, в PMS системе автоматизирует финансовые операции. Блок генерирует и отправляет клиенту персонализированную платежную ссылку, в которой указана точная сумма к оплате и назначение платежа. Гостю остается только перейти по адресу и быстро оплатить заказ.

Собственник может выбрать для подключения эквайринг от банков-партнеров PMS для любых отелей, что упрощает настройку и обеспечивает надежность транзакций. Сервис принимает кредитные и дебетовые карты, мобильные платежи — Apple Pay, Google Pay, банковские переводы, так что гостю предоставляют полную свободу выбора. В случае сбоя оплаты ПМС автоматически уведомляет администратора и может направить клиенту запрос на альтернативный способ расчета.

Позволяет создать сайт быстро и без привлечения дорогостоящих разработчиков. В ресурс легко интегрировать готовый модуль бронирования. Гости могут проверять наличие доступных броней, выбирать тарифы и оформлять заказ без комиссий посредников, что увеличивает долю прямых продаж.

Конструктор в PMS системе предоставляет возможность выбрать подходящий шаблон и легко адаптировать под бренд изменить цвета, шрифты, добавить фотографии и текст. Правки вносят через интуитивную админпанель. С помощью модуля подключают прием онлайн-оплат. Система будет автоматически генерировать и отправлять гостям платежные ссылки с указанной суммой и назначением платежа, что ускоряет процесс подтверждения брони. На сайт можно добавлять и дополнительные блоки — галерею, контакты с картой проезда, информацию о ресторане и spa, форму для обратной связи.

PMS подходит независимо от количества номеров, локации, типа заведения:

Выбор PMS для российского отеля проходит с учетом особенностей менеджмента конкретного бизнеса, опираются на критерии:

Такой подход позволит выбрать оптимальный вариант. От тщательного анализа бизнеса и IT-решений на рынке зависит доходность жилья и репутация.

Внедрение PMS проходит 3 этапа:

Подключение к ПМС HotelPMS бесплатное. Скорость процесса зависит от необходимых клиенту параметров, модулей и объема номерного фонда. Обучение персонала занимает 3 дня. Отельеры могут обратиться в службу поддержки сервиса и получить консультацию менеджера.

Подключение ПМС системы открывает новые возможности для автоматизации отельного бизнеса. HotelPMS, в отличие от большинства платных решений на рынке, — это бесплатное подключение без скрытых комиссий. Клиенты могут начать работу сразу после регистрации.